公司搬遷必看！5大注意事項 | 辦公室搬家省錢秘訣大公開 | 搬公司前一定要知道的3件事

最近公司搬遷的話題在辦公室引起熱烈討論，畢竟這可是關係到每位員工日常的大事啊！從新辦公室的位置、通勤時間到周邊生活機能，都是大家茶餘飯後最常聊的內容。今天就來分享一些實用資訊，幫正在經歷或即將面臨搬遷的朋友們做好準備。

首先最實際的當然是交通問題啦！新辦公室的位置直接影響到大家每天要幾點起床，這邊整理幾個常見的交通方式比較：

再來就是周邊環境的考察啦！我們公司這次搬到信義區，附近超商、餐廳選擇多，但中午用餐時間人潮爆炸，建議可以提早或延後用餐避開尖峰。有些同事已經開始開發周邊巷弄裡的隱藏版美食，像是那家開在轉角的滷肉飯，雖然店面不起眼但味道真的沒話說。

辦公室內部配置也是大家關心的重點。新址採用開放式空間，雖然看起來很時尚，但實際工作時難免會有點吵雜。主管說會設置幾個電話亭式的隔音空間，讓需要專心或講電話的同事使用。另外茶水間變大了，還多了台膠囊咖啡機，這點倒是讓大家很期待。

搬遷過程中最麻煩的莫過於資料整理和打包了。IT部門特別提醒，重要文件一定要先備份，他們會提供加密隨身碟讓各部門使用。文具類物品建議先清點，趁機淘汰那些積灰塵的陳年檔案，不然搬到新辦公室還是佔空間。行政部也貼心地準備了標籤貼紙和搬遷checklist，讓各部門能按部就班完成準備工作。

公司搬遷前要準備什麼？5個必做事項清單，這可是讓很多老闆和行政人員頭痛的問題啊！搬家不像個人搬家那麼簡單，光是文件和設備就夠讓人手忙腳亂了。今天就來分享幾個實用的小撇步，讓你的公司搬家過程更順利，不會漏東漏西。

首先最重要的就是「提前規劃時間表」，建議至少提前2-3個月開始準備。要跟房東確認退租日期、新辦公室裝修進度，還要協調網路、電話線路遷移的時間。特別是如果公司有伺服器或特殊設備，更要提早安排專業人員處理。記得要把重要會議和客戶拜訪避開搬家那幾天，免得手忙腳亂影響公司運作。

第二個重點是「文件與設備清點」，這部分最容易被忽略。建議可以製作一個搬家清單表格，把各部門要搬的東西都列出來：

再來就是「通知相關單位」這個步驟，很多公司都等到最後一刻才做。要記得提前通知客戶、廠商、銀行、稅務機關等單位地址變更，特別是營業登記證、發票章這些都要更新。現在很多政府服務都能線上辦理，但還是要預留1-2週的作業時間。郵局的部分可以申請郵件轉寄服務，避免重要信件寄到舊地址。

「網路與通訊系統」的遷移也是關鍵，現代公司沒網路根本無法運作。要提前跟電信公司預約移機時間，最好能安排在新辦公室裝修完成後立即施工。如果公司有自架伺服器或電話總機，更要找專業IT人員現場協助，測試網路穩定性和電話轉接功能是否正常。建議可以準備4G分享器當備用網路，避免搬家期間斷網影響工作。

最後別忘了「員工溝通與安排」，搬家當天最好能讓員工彈性上班或居家辦公。可以提前發公告說明搬家流程，分配各部門負責人監督打包進度。新辦公室的座位安排、門禁卡、停車位等細節也要提前規劃好，才不會搬過去後大家一團亂。如果東西很多，建議可以分批搬運，先搬非必要的物品，最後再搬每天要用的電腦和文件。

為什麼中小企業需要專業搬遷顧問？這問題其實困擾很多老闆

開公司最頭痛的就是搬家啦！從找新地點、打包設備到重新開張，每個環節都讓人一個頭兩個大。專業搬遷顧問就像你的搬家小幫手，他們不只幫你省時間，還能避免很多「搬家後遺症」。你知道嗎？根據統計，沒請顧問的中小企業搬家後平均要花2-3週才能恢復正常營運，但有顧問協助的3天內就能搞定！

專業搬遷顧問到底幫你處理哪些事？

首先他們會幫你評估新辦公室，像是空間規劃、網路線路配置這些細節，一般人根本想不到。再來是搬家流程規劃，從舊辦公室怎麼拆裝設備、哪些文件要特別保護，到新辦公室怎麼擺設最順手，他們都有SOP。最棒的是還能幫你跟房東談判，我們台灣人最愛殺價了對吧？顧問通常能幫你爭取到更好的租約條件或裝修補助。

這些隱形成本你算過了嗎？

很多老闆覺得請顧問要多花錢，但其實自己搬更燒錢！光是員工因為搬家亂七八糟請假或工作效率打折，損失就不得了。還有啊，萬一重要機具在搬家時撞壞了，後續維修或停工的損失可能比顧問費高好幾倍。我認識的印刷廠老闆去年搬家沒請顧問，結果大型印刷機定位沒弄好，整整一個月不能接單，現在想起來還是很嘔。

另外像政府文件變更這種麻煩事，顧問都會幫你注意時效。比如公司登記地址變更要在15天內完成，忘記的話會被罰錢。他們連這種小細節都會提醒你，還會幫你整理好要準備的文件清單，不用自己跑政府機關問到頭昏眼花。

台北辦公室搬遷最佳時機是幾月？這個問題其實要考慮很多在地因素，像是天氣、公司預算週期、還有台北特有的商圈淡旺季。讓我用這幾年在台北幫企業搬辦公室的經驗，來跟大家分享最實在的建議。

首先最關鍵的就是避開梅雨季和颱風季，台北5-9月常常突然下暴雨，搬東西的時候文件濕掉或設備進水就麻煩了。特別是7-8月颱風最頻繁，去年幫信義區一間新創公司搬家就遇到颱風臨時改期，多花了快10萬倉儲費。建議可以參考這張台北各月份天氣狀況表：

再來是租金行情，很多台北辦公室租約都是6月底或12月底到期。我們發現11月到隔年1月是搬遷淡季，搬家公司報價通常比旺季便宜2-3成。像去年幫客戶從中山區搬到內湖，11月談到的價格就比前一年7月詢價時便宜了快8萬塊。不過要注意農曆年前會有一波小高峰，很多公司想趁過年假期前搞定。

另外台北捷運平日人潮也要考慮，特別是搬大型設備經過忠孝復興或台北車站這種轉運站，最好避開上班日早上8-9點。我們通常建議客戶選週末或月底最後一個工作日搬家，電梯比較不會被上班族塞滿。有次在平日幫搬敦化南路的辦公室，光是等電梯就多花了2小時工時費。